Kulcs a fuvardokumentumok egyszerű és hatékony kezeléséhez

0

A Logidok alapítói, Dobos Béla és Visegrádi Zoltán az elmúlt évben rengeteg időt töltöttek kamionos parkolókban, fuvarozó és szállítmányozó cégek irodáiban, hogy a szakma egy általános problémáját elemezzék: a fuvarozáshoz kapcsolódó dokumentumok eljuttatását az utakon dolgozó kamionsofőröktől az irodába, illetve azok későbbi kezelését a vállalaton belül. A célkitűzés az volt, hogy a fuvarokmányok gyors továbbítására egy webalapú és mobilplatformon működő digitális dokumetumkezelő rendszert fejlesszenek ki, ezzel hatékonyabbá téve mind a fuvarozók, szállítmányozók, mind a gépkocsivezetők munkáját.

A cikk folytatódik, csatlakozz közösségünkhöz a Facebook-on is:

– Naponta sofőrök milliói küldik a fuvarokmányokat faxon, e-mailben vagy postán cégük telephelyére. Az évtizedek óta így működő dokumentum-továbbítás időigényes és költséges, emellett az iratok megfelelő kezelése is komoly gondot okoz a fuvarozók és szállítmányozók számára. A fuvarokmányok több különböző csatornán és kézen át jutnak el a címzettekhez, növelve azok elvesztésének kockázatát, illetve for- mátumainak számát. Az ily módon beérkezett iratok rendszerezése, digitalizálása, archiválása is rengeteg energiát és költséget emészt fel. A szállítólevelek nem megfelelő menedzselése nyilvánvalóan közvetlen hatással van a számlázásra, a számlák kifizetésére, s ezáltal a cash flow alakulására. Nem is beszélve a menetlevelekről és költségszámlákról, amelyek a gépkocsivezetők bérelszámolásának alapját képezik – mondta Dobos Béla.

Egyszerű és átlátható

A Logidok használata felgyorsítja, egyszerűsíti és átláthatóvá teszi a fuvarozáshoz kapcsolódó doku- mentumok kezelését a fuvarozók és szállítmányozók számára. Az okostelefonok világában új lehetőségek nyílnak meg a technológiai újításokra fogékony cégek számára, s ezzel egy lépéssel ügyfeleik elvárásai előtt járhatnak. A Logidok révén a gépkocsivezetők egy könnyen kezelhető mobilalkalmazás segítségével tudják digitalizálni a papíralapú okmányokat, és bárhonnan rövid időn belül továbbítani; a fuvarozó, szállítmányozó vállalatok pedig a Logidok felhőalapú dokumentumkezelő adatbázisában képesek fogadni, tárolni és menedzselni azokat. A Logidok saját, webes alkalmazásán kívül, interfész segítségével közvetlenül a cégek vállalatirányítási rendszerébe is lehetőség van a dokumentumok fogadására.

A Logidok mobilalkalmazással a gépkocsivezetők egyszerűen tudnak dokumentumokat szkennelni és küldeni kiváló minőségben, valamint ezekhez metaadatokat hozzáadni a könnyebb azonosítás érdekében, illetve tárolni és bármikor újraküldeni a dokumentumokat, ha szükséges. – De ez nem minden. A cégeknek kötelező megőrizniük a fuvarozással kapcsolatos dokumentumokat. Manapság ez papírokkal kitömött szekrényeket, valamint több órányi adminisztrációt jelent. A Logidok ezt hivatott megváltoztatni – hangsúlyozta Visegrádi Zoltán. A Logidok webes alkalmazás lehetővé teszi a cégek számára, hogy digitalizált dokumentumaikat egy biztonságos környezetben, az Amazon felhőalapú szerverén tárolják, a sofőrök által feltöltött dokumentumokat eredeti és javított minőségben letöltsék, valamint rendszerezzék – sofőr, dátum, fuvarszám, rendszám vagy dokumentumtípus alapján –, és továbbítsák a rendszerből megbízóik felé. Emellett a dokumentumokat beküldő sofőrök menedzselése is megoldható.

Praktikus, gyors és költséghatékony

A közel 400 sofőrt foglalkoztató, saját kamionflottával rendelkező, holland tulajdonú Reining Transport Logisztikai és Szállítmányozási Kft. tavaly június óta teszteli és alkalmazza a Logidok rendszert annak érdekében, hogy a külföldön fuvarfeladatot teljesítő sofőröktől a fuvarokmányok a lehető legrövidebb időn belül rendelkezésre álljanak a megrendelők felé történő számlázáshoz. A cégnél havi szinten mintegy 11 000 darab CMR-t kezelnek, s ennek közel 60%-a digitális alapon kezelhető.

– A tavalyi év folyamán találkoztunk a Logidok alkalmazással. Akkoriban már gondolkodtunk azon, hogy megoldást kellene találnunk a külföldön teljesített fuvarokhoz kapcsolódó dokumentumok mielőbbi beérkeztetésére, ezzel lerövidítve azt a több hetes időintervallumot, amíg a fuvarokmányok alapján lehetővé válik a számlázás megrendelőink felé. Ügyfeleink nagy része elfogadja a CMR-t digitalizált formában, így a Logidok rendszer havonta több ezer okmány hatékony kezelését teszi lehetővé számunkra. A korábbiakban jellemzően másfél hónap telt el attól kezdődően, hogy a sofőröktől a fuvarteljesítést igazoló szállítóleveleket kézhez kapjuk, és ezek alapján kiállítsuk a számlákat – mondta Bátori Zsolt, a Reining Transport Kft. HRM csoportvezetője. A vállalat szakemberei a Logidok rendszer fejlesztése során több más fuvarozó cég munkatársával, saját maguk tesztelték az alkalmazást, és észrevételeikkel segítették annak kialakítását. Így vált ez a megoldás mára már valós felhasználási környezetben egy egyszerűen kezelhető, átlátható és felhasználóbarát alkalmazássá bármely fuvarozó, illetve szállítmányozó vállalat számára. – Sofőrjeinknek csupán egy okostelefonra van szükségük ahhoz, hogy amint a fuvarfeladatot elvégezte, telefonjával fényképet készítsen a szállítólevélről, beállítsa a méretét és elküldje egy felhőalapú tárolóhelyre, ahonnan az így digitalizált dokumentumok automatikusan továbbítódnak hozzánk, mihelyt a gépkocsivezető internetelérhetőség közelébe kerül. Nagy segítség ez az alkalmazás akkor is, ha sérülés vagy hiány keletkezik a szállítmányban, illetve mérlegelési problémák merülnek fel – például a súly alapján történő teljesítések alkalmával –, mert ezekről szinte azonnal értesülünk a Logidok rendszeren keresztül elküldött, tényleges dokumentumok ismeretében, és azonnal tudunk egyeztetni az ügyféllel. De az is előfordul, hogy az áru nem fér fel egy kamionra, viszont a megrendelő már előre elkészítette a CMR-t – ezeket mind ki lehet szűrni ezzel az innovatív megoldással – tette hozzá Szilas Anikó HRM Supervisor. Jelenleg a fuvarlevelek gyorsabb továbbítása érdekében a sofőrök a holland irodában adják le az eredeti dokumentumokat, majd onnan postai úton jutnak el a magyarországi irodába. – Az így egybegyűjtött eredeti dokumentumok biztonságos küldése is jelentős költségtétel, nem is beszélve arról, hogy mire az ügyfél megkapja a CMR-t a vonatkozó számlánkkal, addig akár 9 hét is eltelik, s onnantól kezdve még 30-60 napos fizetési határidővel kell számolni. Tehát mire az elvégzett fuvarból bevételt tudunk realizálni, az több hónapos átfutási időt jelent, és ez nagyban befolyásolja a cash flow alakulását. A Logidok megoldással kintlévőségeinket jelentős mértékben tudjuk csökkenteni, s a rendszer használatának költsége egy teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazott bérszintje alatt van – emelte ki Bátori Zsolt. Emellett az eredeti fuvarokmányokat a beérkezés után már nem szükséges beszkennelni a digitális archiváláshoz, hiszen ez a Logidok alkalmazással már megoldott – a papíralapú dokumentumokat azonban fizikálisan több évig tárolni kell a magyar jogszabályok értelmében, de a külföldi partnereknél ez nem szükségszerűen kötelező. – Egyébként egy NAV-vizsgálat során a pdf-formátumban tárolt dokumentumok elégségesek az ellenőrzéshez, s ezt tömörítve lehet a hatóság felé továbbítani – mondta Szilas Anikó. A vállalat ez év folyamán tervezi a Logidok teljes körű alkalmazását, illetve a rendszer interfésszel történő integrálását a vállalatirányítási rendszerbe.

Megosztás

Szóljon hozzá

IRATKOZZON FEL HÍRLEVELÜNKRE!
PGlmcmFtZSBzcmM9Ii8vd3d3LmZhY2Vib29rLmNvbS9wbHVnaW5zL2xpa2Vib3gucGhwP2hyZWY9aHR0cHMlM0ElMkYlMkZ3d3cuZmFjZWJvb2suY29tJTJGbG9naXN6dGlrYSZhbXA7d2lkdGg9NDg5JmFtcDtoZWlnaHQ9MjU4JmFtcDtjb2xvcnNjaGVtZT1kYXJrJmFtcDtzaG93X2ZhY2VzPXRydWUmYW1wO2hlYWRlcj1mYWxzZSZhbXA7c3RyZWFtPWZhbHNlJmFtcDtzaG93X2JvcmRlcj1mYWxzZSIgc2Nyb2xsaW5nPSJubyIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIHN0eWxlPSJib3JkZXI6bm9uZTsgb3ZlcmZsb3c6aGlkZGVuOyB3aWR0aDo0ODlweDsgaGVpZ2h0OjI1OHB4OyIgYWxsb3dUcmFuc3BhcmVuY3k9InRydWUiPjwvaWZyYW1lPg==
CSATLAKOZZ HOZZÁNK FACEBOOKON IS!
A sorozat támogatója a:
PGlmcmFtZSBzcmM9Ii8vd3d3LmZhY2Vib29rLmNvbS9wbHVnaW5zL2xpa2Vib3gucGhwP2hyZWY9aHR0cHMlM0ElMkYlMkZ3d3cuZmFjZWJvb2suY29tJTJGbG9naXN6dGlrYSZhbXA7d2lkdGg9MzAwJmFtcDtoZWlnaHQ9MjkwJmFtcDtjb2xvcnNjaGVtZT1saWdodCZhbXA7c2hvd19mYWNlcz10cnVlJmFtcDtoZWFkZXI9dHJ1ZSZhbXA7c3RyZWFtPWZhbHNlJmFtcDtzaG93X2JvcmRlcj10cnVlIiBzY3JvbGxpbmc9Im5vIiBmcmFtZWJvcmRlcj0iMCIgc3R5bGU9ImJvcmRlcjpub25lOyBvdmVyZmxvdzpoaWRkZW47IHdpZHRoOjMwMHB4OyBoZWlnaHQ6MjkwcHg7IiBhbGxvd1RyYW5zcGFyZW5jeT0idHJ1ZSI+PC9pZnJhbWU+
PGlmcmFtZSBzcmM9Ii8vd3d3LmZhY2Vib29rLmNvbS9wbHVnaW5zL2xpa2Vib3gucGhwP2hyZWY9aHR0cHMlM0ElMkYlMkZ3d3cuZmFjZWJvb2suY29tJTJGbG9naXN6dGlrYSZhbXA7d2lkdGg9MzUwJmFtcDtoZWlnaHQ9MjkwJmFtcDtjb2xvcnNjaGVtZT1saWdodCZhbXA7c2hvd19mYWNlcz10cnVlJmFtcDtoZWFkZXI9dHJ1ZSZhbXA7c3RyZWFtPWZhbHNlJmFtcDtzaG93X2JvcmRlcj10cnVlIiBzY3JvbGxpbmc9Im5vIiBmcmFtZWJvcmRlcj0iMCIgc3R5bGU9ImJvcmRlcjpub25lOyBvdmVyZmxvdzpoaWRkZW47IHdpZHRoOjM1MHB4OyBoZWlnaHQ6MjkwcHg7IiBhbGxvd1RyYW5zcGFyZW5jeT0idHJ1ZSI+PC9pZnJhbWU+
PGlmcmFtZSBzcmM9Ii8vd3d3LmZhY2Vib29rLmNvbS9wbHVnaW5zL2xpa2Vib3gucGhwP2hyZWY9aHR0cHMlM0ElMkYlMkZ3d3cuZmFjZWJvb2suY29tJTJGbG9naXN6dGlrYSZ3aWR0aD02NTAmaGVpZ2h0PTI1OCZjb2xvcnNjaGVtZT1saWdodCZzaG93X2ZhY2VzPXRydWUmaGVhZGVyPWZhbHNlJnN0cmVhbT1mYWxzZSZzaG93X2JvcmRlcj10cnVlIiBzY3JvbGxpbmc9Im5vIiBmcmFtZWJvcmRlcj0iMCIgc3R5bGU9ImJvcmRlcjpub25lOyBvdmVyZmxvdzpoaWRkZW47IHdpZHRoOjY1MHB4OyBoZWlnaHQ6MjU4cHg7IiBhbGxvd1RyYW5zcGFyZW5jeT0idHJ1ZSI+PC9pZnJhbWU+
Csatlakozz hozzánk Facebook-on is!