Beszerzés fogalma
A beszerzés olyan folyamat, amely jelentősen túllép az egyszerű vásárláson. Magába foglalja a beszerzés tervezését, a beszerzési stratégia kialakítását. A beszerzés feladata a megfelelő szállító kiválasztása, a szerződéskötés, a szállítók folyamatos ellenőrzése és fejlesztése, valamint a vállalat egyéb szerveivel kialakítandó tevékenység koordinációja. Ezek révén járul hozzá a beszerzés a vállalati eredményhez. (dr. Majoros 1998)
Beszerzés szerepe és feladatköre
(dr. Majoros 1998, Gasser 1995)
Az üzleti életben a beszerzés nemcsak kiszolgálja a termelést, hanem egyben annak támogatója és piacismeretével egyben tovább fejlesztésének hajtóereje is. A beszerzésmenedzsment fontos részévé vált a vállalati stratégiának és a beszerzési funkció egyre inkább szakmai jelleget kap a vállalati felépítésen belül.
Beszerzés kulcs közvetítő a termelés és az ellátók-szállítók között. Ahhoz, hogy ezt a feladatát hatékonyan tudja ellátni, meg kell ismernie és értenie mind a saját vállalati igényeket, mind a szállítók lehetőségeit. A beszerzés az anyagi folyamaton túl kétirányú információmozgást is jelent, mivel információt közvetít a felhasználó igényeiről a szállítónak és fordítva.
A beszerzés és ellátás funkciója elsődleges fontosságú feladat, mivel az felzárkózik a termelés, a kutatás és fejlesztés, a design, a minőség funkciói mellé és a vállalati stratégia fontos részévé kell, hogy váljon.
Anyagköltségek csökkentése
Beszerzés, anyagellátás nem minden vállalat számára fontos, ahol magas az élőmunkaigény (pl. kézműipar) ott kisebb a jelentősége. Egy átlagos feldolgozóipari vállalat számára azonban nagyon lényeges, mert költségeinek akár 60%-át is kiteheti az anyagköltség. Ha egy ilyen cég csak 5%-kal tudja csökkenteni ezen költségeit, azzal már jelentősen növeli a nyereségét.
A beszerzési tevékenységnek fontos szerepe van a végtermék minősége és technikai színvonala szempontjából is. A végtermék minősége és színvonala függ a felhasznált anyagoktól és alkatrészektől, ezét a beszerzésnek arra kell törekednie, hogy adott specifikációnak megfelelő minőségű, technikai színvonalú és árú terméket szerezzenek be.
Szerep a termékfejlesztésben
Beszerzésnek jelentős szerepe van a termékfejlesztésben is. A termékek életkora csökkent, a bevezetés és a növekedés szakasza rövidebb lett, s a hanyatlást, a termék piacról való kivezetését sem szabad elhúzni. A beszerzés gyűjti, osztályozza és szétosztja az illetékes részlegek között az információit, így ezzel folyamatos tájékoztatást nyújt a lerövidült termék életciklus időszakában a Kutatás, Fejlesztésnek és a termelési részlegnek a beszerzési piac változásairól. A megfelelő információáramlás előnyt biztosít a cég számára. A beszerzés feladata, hogy nyomon kövesse a potenciális partnerek árait, technikai jellemzőit és rugalmasan reagáljon a változásokra.
A beszerzés feladatkörébe tartozik a vállalti készletek számontartása is, ez ugyanis befolyásolja a beszerzés időzítését. Anyagköltség szempontjából fontos a beszerzés ütemezése a raktárkészletekkel összhangban. A szállítások megfelelő ütemezésével optimalizálható az egyszeri szállítási mennyiség és a készlettárolási költség.
Ártárgyalás
A beszerzés legjelentősebb feladatai közé tartozik a vételárról folytatott tárgyalás.
A termék, szolgáltatás egységárát befolyásoló tényezők:
• Vásárolt mennyiség (tárgyalással elérhető kedvezmény a mennyiség növekedésével javul),
• Termék szabványos vagy egyedi volta (szabványosítással tovább csökkenthetők a költségek),
• Tervezhetően ismétlődő illetve egyszeri beszerzés (visszatérő beszerzések esetén kedvezőbb az alkupozíció)
• Minőség (funkciónak megfelelő és feladat orientált minőség)
• Termékkel, szolgáltatással együtt járó kiszolgálás milyensége
• Szállítási feltételek (paritás, távolság, szállítóeszköz)
• Csomagolás (kis-nagy tételek)
Beszerzés történelmi áttekintése
A beszerzés szerepe a fejlett piacgazdaságokban az 1950-es évek végétől kezdett növekedni, amikor a II. Világháború miatti hiányhelyzet megszűnt, a piac egyre jobban telítődött, s a marketingszemlélet és -módszerek fejlődése miatt a piacon az eladók versenye alakult ki. Az eladási versenyben a nyereségez jutás fontos eszköze lett a költségcsökkentés, s a vállalati vezetők költségstruktúrájuk elemzése után felismerték, hogy a beszerzések révén lehet takarékoskodni. (dr. Majoros 1998)
1950-70-es évek – marketingforradalmának hatása
Az ’50-70-es évek marketingforradalmának eredménye a különböző piaci szegmenseknek megfelelő széles vállalati termék- és szolgáltatásstruktúra kialakítása, az egyre rövidülő termék életciklusok, s a növekvő minőségi igények. Ezek a változások megkövetelték, hogy a termelők megtalálják azokat a szállítókat, akik képesek a megnövekedett kívánalmaknak megfelelő széles anyag- és alkatrészválaszték szállítására. Lerövidítették a fejlesztései ciklusokat, és megfeleltek a szigorú minőségi követelményeknek.
1980-as évek – termelésszervezés változásainak hatása
A ’80-as években a termelésszervezésben történtek jelentős változások, bevezetésre került a JIT termelés vagy a TQM módszerek. Ezek a módszerek csak akkor hatékonyak, ha a szállítói kapacitások képesek biztosítani a fennakadás nélküli anyag- és részegység ellátást kisebb mennyiségben, de jóval gyakoribb szállítással, megfelelő minőségben és elfogadható áron. Így e termelési rendszerek bevezetésével a beszerzés jelentősége tovább nőtt.
1990-es évek – outsourcing módszer kialakulása
A ’90-es évek fontos beszerzésre is kiható változása az úgynevezett outsourcing módszer kialakulása. A módszer lényege, hogy a vállalat átszervezi saját rendszerét, az egyes vállalati tevékenységeket kihelyezi, amellyel jelentős költségmegtakarítást és létszámcsökkentést ér el. A vállalat számára szükségesé vált, hogy a nem alapvető tevékenységek leválasztásával, kifejlesszen egy beszállító-alvállalkozó hálózatot, amelyet a későbbiekben folyamatosan fejlesztenie kell.
A Beszerzés, mint menedzsment funkció
(dr. Majoros 1998)
A beszerzési-ellátási funkció nagyon fontos a gazdálkodó szervezetek céljai és stratégiái eléréséhez, a XX. század végén a beszerzési tevékenység javítása az egyik legfontosabb tényezője a vállalati versenyképesség, nyereségesség növelésének.
A vállalat eredményességét nem csak a vállalaton belüli tevékenységek (pl.: K+F) fejlesztésével lehet javítani. A versenyképesség fokozásának fontos eszköze lehet a szállítói-beszerzői hálózat hatékonyabbá tétele. A cég beszerzési kapcsolatai több módon is növelhetik a teljesítményt, például javul az árverseny képesség, ha kedvező áron vásároljuk a felhasznált anyagokat. A leszállított anyagok, részegységek döntően meghatározzák a termelés által elérhető minőségi és technikai színvonalat. E tényezők következtében nőtt a beszerzés és anyaggazdálkodás szerepe, a gazdasági vezetők elfogadják a beszerzés fontosságát, és hatékonyságának fejlesztését az üzleti élet egyik kulcselemének tartják.
Beszerzés fontosságát alátámasztó tényezők
(dr. Majoros 1998)
Az anyagköltségek növekvő hatása a profitra, az automatizált termelés emelkedő jelentősége, a JIT és TQM módszerek világméretű elterjedése, valamint a világméretű globális verseny mind egyaránt alátámasztja a beszerzés fontosságát egy vállalat irányítási stratégiájában.
Az anyagköltségek növekvő hatása a profitra
Az egyre erősödő piaci versenyben a vállalatok számára a profitnövelés leghatékonyabb eszköze a költségek csökkentése lett, mivel a piacokon egyre több versenytárs jelenik meg, illetve nehéz az azokra való bejutás. Az árak emelésével gyakran potenciális vevőket veszíthetnek el. A beszerzés fontossága megnőtt, mivel hatékony tevékenységével nagy mértékű megtakarításokat tudnak a gyártók elérni és ezzel nő ugyanazon ár mellett elérhető haszonkulcsuk nagysága.
Egy átlagos vállalat költségszerkezetében 50-75% közötti a vásárolt termékek (nyersanyag, energia, gépek, berendezések, létesítmények fenntartása, stb.) és 25-50% a szolgáltatások aránya, vagyis a beszerzési szervezet kétszer-háromszor annyit költ, mint bármely másik egysége a cégnek. Így a beszerzés révén elérhető megtakarítás közvetlen profitnövekedést tesz lehetővé, vagy az árcsökkentés kihasználásából adódó versenyelőnnyel piacot tud nyerni.
Az automatizál termelés emelkedő jelentősége
Az automatizálás egyre nagyobb térhódításával a termelési rendszerekben a bérköltségek mértéke a termelési költségeken belül folyamatosan csökkent, ma már csak 10-15%, ami a becslések szerint 5%-ra fog csökkeni. Ez a folyamat tovább erősíti a beszerzés növekvő jelentőségét, mivel egyrészt a termelési költségek összetételében nő az anyagköltségek nagysága, másrészt az automatizálás igényli a mennyiség, minőség, design ellenőrzését, a szállítási határidők pontos betartását. A beszerzés feladata az ilyen termelési rendszereknél, hogy egy stabil szállítói törzs révén, a megfelelő minőségű és mennyiségű terméket, a megfelelő időben, a megfelelő áron biztosítsa. A beszerzés kulcsfunkcióvá válik, amely biztosítja az automatizált termelés sikerét.
A JIT és TQM módszerek világméretű elterjedése
A JIT és TQM termelési rendszer ugyanezeket igényli a beszerzési szervezettől, hogy pontosan tervezze, ellenőrizze a szállítást, és kommunikáljon a szállítókkal, mert a termelés sikere a szállítók pontosságán is múlik.
A világ egészében kialakuló globális verseny
A világon kialakuló globális versenyben túlélési esélye annak van, aki valamilyen speciális területet tud meghódítani, vagy aki lényegesen tudja csökkenteni költségeit.
Anyagköltségek csökkentésének lehetőségei:
(dr. Majoros 1998)
Technikai fejlesztés
Globális stratégia kiterjesztése: nagy mennyiségben, minél olcsóbban vásárolni a világpiacon, azt a saját hazai vagy más országbeli cégéhez kell szállítani, fel kell dolgozni, majd értékesíteni a világ minden táján. Az egész világra kiterjesztett ellátási lánc ellensúlyozhatja a ritka nyersanyagokért folyó növekvő versenyt. Az ilyen verseny azonban a szállítók alkuerejét növeli, s az ellátás biztonsága ellen hat. A biztonságos ellátás fontossága ezért megnövelte a beszerzés szerepét a világpiacon folyó versenyben.
Beszerzés feladata
(dr. Majoros 1998)
Rövid és hosszú távú ellátás biztosítása
A beszerzés elsődleges feladata rövid és hosszú távú ellátás biztosítása, mivel anyag- és szolgáltatás-ellátás hiánya esetén megszakadhat a termelés folyamatossága, és vele együtt a vállalkozás eredeti célja, a profit.
Árversenyképesség javítása
Beszerzendő anyag, termék, szolgáltatás, stb. árcsökkentése révén jelentős költségmegtakarítás, s ezen keresztül nyereségnövelés érhető el.
A biztonságos rövid távú anyagellátás és az árcsökkentés együttes elérésekor jelentkezhető ellentmondások:
• A nagy tételben való vásárlás révén diszkontárat lehet elérni.
• A magas raktárkészlet javítja az ellátás biztonságát és segíti kiküszöbölni a minőségi és mennyiségi hullámzásokból származó problémákat.
• A nagy készlet miatt nő a raktározási költség, illetve a forgóeszköz lekötés kamatveszteséget okozhat.
Hosszú távú szerződések kötése nélkül, nem biztosítható a hosszú távú ellátás biztonsága és minősége. Rövid távú ellátás esetén a szállító-gyártó együttműködés nem megfelelő, nem járulnak hozzá az új termék kialakulásához, a termelési folyamat modernizálásához vagy a további költségcsökkentéshez. Alacsony a kölcsönös bizalom és együttműködés szintje.
Az ellentmondások oka, hogy egyrészt cél az ellátás biztosítása, másrészt, hogy ez a biztonság pénzbe kerül. Ezért az optimális ellátási szint eléréséhez a különböző tényezők mérlegelésére és összhangjára van szükség.
Innováció és termékfejlesztés segítése
A beszerzés fontos célja a megfelelő minőség biztosítása, hogy a vállalat piacon megjelenő termékének ill. szolgáltatásának minősége és technikai színvonala kielégítse az elvárásokat. A beszerzésnek a kompetitív pozíció fenntartásához vizsgálnia kell, hogy a vállalat minőségszintje nem alacsonyabb-e, mint a versenytársaké hasonló termékek esetén. Fontos, hogy partnerként kezelje a szállítót, s gondoskodjon a saját vállalatán belül, illetve kifelé is a szállító jó híréről, mert az ilyen kapcsolat lehetővé teszi a technikai segítségnyújtást, az innovációkban való segítést, költségcsökkentést, illetve teljesítménynövelési technikák átadását. A jó személyes, illetve cég kapcsolatok az ellátás biztonságát is garantálják.
A beszerzés célja és feladata a vállalaton belüli viszonyok fejlesztése, a különböző részlegek egymás közötti kapcsolatainak és harmóniájának megteremtése, mivel ez a részleg találkozik legkomplexebben a vállalat minden szervezetével.
Beszerzés célkitűzései
(dr. Majoros 1998)
• Maximálisan hozzájárulni a vállalat versenyképességéhez, nyereségéhez, versenyben való túléléséhez.
• Biztosítani az ellátás folyamatosságát, a vállalat működéséhez szükséges minőségű anyagokkal és szolgáltatásokkal.
• Legalacsonyabb áron történő vásárlás, mely arányban áll az elfogadható minőséggel és szállítással.
• A raktározási kiadások összhangjának segítése az ellátási biztonsággal és a gazdasági előnyökkel.
• A gazdasági készletek biztonságos minimumon való tartása és kedvező áron túladni a fölösleges készleteken.
• Segíteni a szállító hírnevének kialakításban (ha megérdemli).
• A vállalat versenyhelyzetének fenntartása az ágazatban, profit biztosítása.
• Elemzések készítése a hosszú távú ellátások biztonságáról és ennek költségeiről.
• Más szervezetekkel való együttműködés az integráló szerep felhasználásával.
• A célok elérése érdekében a beszerzési politika, az eljárások, az irányelvek, a személyzeti állomány folyamatos fejlesztése.
• A piac legjobb szállítóinak kiválasztása.
• Szállító fejlesztése a jobb eredmények elérése érdekében.
• Új termékek kifejlesztésének elősegítése.
• Vállalati költségszerkezet javítása.
• Minőség és az értékek megfelelő egyensúlyának fenntartása.
• Beszerzési piac figyelése, új, megbízható szállítók találása.
