A szervezet beszerzési tevékenységének irányítása a beszerzési vezető feladata
-felügyeli a beszerzések teljes folyamatát, rendszeresen ellenőrzi a beszerzési eljárásban bevont dolgozók és egyéb személyek tevékenységét,
-azonnal köteles kivizsgálni, minden beszerzést zavaró körülményt és minden olyan esetet, amely annak eredményét befolyásolhatja,
-jogkörében minden olyan intézkedést meg tesz, illetve köteles megtenni, amely a beszerzések lefolytatásának jogszerűségét és erkölcsi tisztaságát biztosítja,
-rendelkezik a beszerzésekkel kapcsolatos feladatok beosztására, s azt a dolgozók munkaköri leírásában rögzíti, stb.
A szervezet beszerzésivel kapcsolatos teendők előkészítése és koordinálása a beszerzési vezető feladata és hatásköre.
-az adott beszerzésnél érvényesíteni kívánt pénzügyi, jogi követelmények meghatározása,
-a beszerzési dokumentumok elkészítésében közreműködő alkalmazottak, szakértőként megbízott személyek vagy gazdálkodó szervezetek, kiválasztása, azokra javaslattétel,
-folyamatosan vizsgálja, hogy a beszerzések pénzügyi fedezete biztosított-e,
-rendszeresen ellenőrzi a teljesítések szerződésszerűségét, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás, arányát és összhangját,
-gondoskodik a beszerzésekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátásáról,
-azonnal tájékoztatja a szervezet vezetőjét, ha feladatkörébe tartozó munkájának végzése során szabálytalanságot vagy szervezetünk működési köre vonatkozásában célszerűtlenséget tapasztal és a jogkör gyakorlójánál intézkedés megtételét kezdeményezi.
Legfőbb vezetői további feladatai:
• A beszerzési osztály képviselete.
• A kereskedelmi igazgatóság célkitűzéseinek és tervfeladatainak a beszerzési osztályra
vonatkozó érvényesítése.
• A beszerzési osztály tevékenységével kapcsolatos célkitűző, tervezési, szervezési,
irányítási, ellenőrzési és értékelési feladatok elvégzése.
• A beszerzési osztály munkafeltételeinek és működésének biztosítása, operatív
információrendszer kialakítása.
• A feladatok megfogalmazása, rendszerezése és kiadása.
• A beszerzési osztály erőforrásaival (anyagi és munkaerő) való gazdálkodás.
• Munkakörök meghatározása, létszámnormák kialakítása.
• A feladatok végrehajtására legalkalmasabb munkamegosztás kialakítása, a részfeladatok
összehangolása, a működés szabályozása.
• A beszerzési osztály érdekeltségi rendszerének kialakítása.
• A beszerzési osztály működési hiányosságainak feltárása, a munkamódszer javítása,
fejlődőképességének biztosítása.
• A kereskedelmi igazgatóság humánpolitikája beszerzési osztályra vonatkozó
feladatainak végrehajtása.
• A beosztottak munkájának értékelése.
• Képzettségének és vezetési módszereinek fejlesztése.
Legfőbb szakmai feladatai:
• A társaság üzletpolitikája és a tervek beszerzésre vonatkozó feladatainak kidolgozása,
végrehajtásának megszervezése és ellenőrzése.
• A jóváhagyott áruforgalmi tervnek megfelelően a különböző üzletágak beszerzés,
raktározás és készletgazdálkodási tevékenységének irányítása, szervezése és
ellenőrzése.
• Az értékesítési céljainak és igényeinek megfelelő árualapok biztosítása.
• A beszerzések forrásainak felkutatása, szállítási szerződések irányelveinek kidolgozása,
a szerződések elkészítése.
• Hatáskörébe utalt szállítási szerződések megkötése, az ezzel kapcsolatos
nyilvántartások vezetése, ellenőrzése.
• A szerződések teljesítésének figyelemmel kísérése.
• A kereskedelmi tevékenység keresletekhez, igényekhez való gazdaságos illesztése,
folyamatos fejlesztése.
• Új cikkek bevezetésének megszervezése.
• A forgalomba kerülő áruk árainak megállapítása.
• Árpolitikai javaslatok kimunkálása, előterjesztése.
• Árdöntések előkészítése, a jóváhagyott árak nyilvántartása.
• Az árképzéshez szükséges belső és külső információk beszerzése és feldolgozása.
• Ár-, és árrés vizsgálatok, elemzések előkészítése, készítése.
• Ár és árváltozások közlése a kereskedelmi egységek felé.
• A beszállítók és szállítmányozók tevékenységének minősítése, értékelése.
• A beszállítókkal, termelőkkel a kapcsolat felvétele, kialakítása, ápolása.
• A készletgazdálkodási előirányzatok betartására a szükséges intézkedések kiadása,
feltételek biztosítása.
• A társaság kereskedelmi és a termelő tevékenységének színvonalát és eredményességét
folyamatosan növelő szervezési és fejlesztési intézkedések kezdeményezése,
előkészítése, megszervezése, végrehajtásának ellenőrzése.
• A minőségbiztosítási rendszer beszerzési osztályra vonatkozó feladatainak
meghatározása, a kialakítás irányítása, a végrehajtás ellenőrzése.
Dönt:
• Az osztály végrehajtási feladatainak megszervezésében.
• Hatáskörébe tartozó szerződések megkötésében.
• A beszerzési források (beszállítók, termelők) kiválasztásában, ajánlatok és minősítés
alapján.
• A beszállítások formájának, gyakoriságának és időpontjának meghatározásában.
• A beszerzés és raktározás (valamint a terítés) üzemeltetési-szervezési kérdéseiben.
• Az árképzési rendszer keretein belül az egyes (standardtól) eltérő árkérdésekben.
• A beszállítói eltérések esetén követendő eljárásról (szerződéstől eltérés, minőségi hibás,
hiányos, stb.).
• A reklamációk esetén követendő eljárások módjáról.
• A szállítási, raktározási káresetek elbírálásában, kártérítési kötelezettségek
érvényesítésében.
• A minőségbiztosítási rendszer előírásainak a beszerzési osztályon való
érvényesítésében.
• Hatáskörébe tartozó munkáltatói jogokban.
Döntést előkészít:
• A beszerzési folyamatok szabályozásában.
• A hozzá tartozó dolgozók munkaköri leírásában.
• Nagy volumenű Új üzleti kapcsolatok kialakításában, ill. meglévők felmondásának
kezdeményezésében.
• Az árképzési rendszer meghatározásában.
• Értékesítési akciókra, leértékelésekre, elfekvő készletek felszámolására.
• A raktárkészletek szintjének meghatározásában.
• A beszerzési tevékenység fejlesztési irányainak kimunkálásában.
• A kereskedelmi igazgató hatáskörébe tartozó, a beszerzési osztály területét érintő
kérdésekben.
Javaslattételi joga van:
• Az általa végzett munkafeladatok hatékonyságát javító intézkedések megfogalmazására,
a kereskedelmi igazgató részére történő továbbítására.
• A munkafolyamatokat, munkakapcsolatokat zavaró tényezők kiküszöbölésére.
Felelős:
• A beszerzési osztály feladatait, működését szabályozó előírások betartásáért,
betartatásáért.
• A munkafegyelem, bizonylati fegyelem, a feladatok elvégzése, határidőinek
betartásáért, betartatásáért.
• A munkafeladatok szakszerű elvégzéséért, elvégeztetéséért, az adatszolgáltatások
valódiságáért, pontosságáért.
• A szakterületére vonatkozó törvények, szabványok, más jogszabályok, belső
szabályzatok dolgozókkal történő megismertetéséért, ezek betartásáért és
végrehajtásáért.
• A beszerzési osztály munkájának eredményességéért, a tevékenységi körbe utalt
feladatok színvonalas és hatékony elvégzéséért.
• Az irányítása alá tartozó szervezeti egységek közötti együttműködés biztosításáért.
• A minőségi politikának és a minőségbiztosítási rendszernek a beosztottakkal történő
megértetéséért, megvalósításáért és fenntartásáért.
• A társaság érdekeinek érvényesítéséért.
• Az üzleti titok megőrzéséért és megőriztetéséért, biztonsági intézkedések betartásáért.
• A társaság vagyona megőrzésében és gyarapításában való hatékony közreműködésért.
• A tűz-, munkavédelmi, környezetvédelmi és biztonsági előírások betartásáért.
• A munkaerő-utánpótlás biztosításáért.
• Az irányítása alá tartozó dolgozók szakmai fejlődéséért.
