Bár a tavalyi évvel hazánkban is beköszöntött a hibrid munkavégzés kora, a teljes digitális átalakulás még várat magára.
Szerződések, számlák, árajánlatok, szállítólevelek: egy logisztikus mindennapjainak egyik talán legjelentősebb kihívása, hogy rendszert találjon a végeláthatatlannak tűnő információáradatban. A szállítmányozással foglalkozó cégek számára gyakran problémát jelent a sokfajta dokumentumtípus célravezető iktatásának, rendszerezésének és visszakereshetőségének megteremtése, főleg ha ehhez hiányzik egy a precíz és gyors munkavégzést támogató technikai háttér. Egy nyár elején készült kutatásból* kiderült, hogy a legtöbb vállalkozásnál a mai napig vegyesen, tehát papíralapon és digitális formában is archiválják a különböző iratokat.
Az elveszett dokumentum a legnagyobb frusztráció
A logisztika és szállítmányozás területén dolgozók munkafolyamatainak szerves részét képezi az átlátható, strukturált adminisztráció – és a kutatást végző Canon Hungária Kft. szakemberei szerint épp ez jelenti a legnagyobb kihívást. A fuvarokmányok, megrendelőlapok, menetlevelek, teljesítési igazolások kiállításának egy része még mindig papíralapú. Ezek, a főképp manuálisan elvégzett folyamatok azonban amellett, hogy lényegesen megnehezítik a visszakereshetőséget, megnövelik a hibalehetőséget is. A kutatás alapján a felmerülő problémák sorát az adminisztráció kezelésére fordított idő mennyisége és a papíralapú dokumentumok elvesztése vezeti 35,8 illetve 20,1 százalékkal (az említés sorrendjében).
A felhasználók olyan megbízható, könnyen kezelhető rendszerekre vágynak, amelyek egyszerűen integrálhatóak a már meglévő iktatási folyamatokkal, és a felmérés résztvevőinek több mint negyede a dokumentummenedzsment során legfontosabb elvárásaként a hibrid munkavégzéssel is kompatibilis adattárolást jelölte meg. 88,5 százalékuk pedig az ésszerű papírhasználat és energiahatékony munkafolyamatok mellett tenné le a voksát.
Automatikus indexelés, beépített jelentéskezelés és hibrid funkciók
Az elsősorban képalkotó-, optikai- és nyomtatási megoldásairól ismert Canon a „digitális asszisztens” koncepciójában látja a jövőt: egy dokumentumkezelő rendszernek úgy kell működnie, hogy valódi, személyre szabott segítséget nyújtson a mindennapokban a kollégák számára, növelje a hatékonyságot és időt spóroljon. Az innovatív dokumentumkezelési megoldások széles funkcionalitással, a felhő alapú hozzáférés támogatásával és előre konfigurált dokumentumfeldolgozási-funkciókkal támogatják az átlátható munkavégzést – hibrid iroda esetén is. A kisebb, ismétlődő feladatokat is könnyedén és egységesen kezelő rendszerek sablondokumentumok esetén lehetővé teszik az adatkinyerést, hiszen olyan funkciókat is biztosítanak, mint a beépített jelentéskezelés, az egyedi riportok vagy az automatikus indexelés és kódfelismerés – így a kezelni kívánt iratokat automatikusan hozzárendelik a szállítólevél-feldolgozó és CRM rendszerekhez. A dokumentumkezelési megoldások könnyedén hozzáilleszthetők a már meglévő hardver eszközparkhoz, ezáltal a hagyományos folyamatok zökkenőmentesen átültethetőek digitális formába.
Ha szeretne többet tudni a dokumentumkezelési megoldásokról, keresse fel a www.canon.hu/digitalis-asszisztens oldalt és kérje szakértők segítségét!
*A Canon saját, 2021 áprilisában végzett online felmérése.
