A Küldönc létrejöttében a legfontosabb szerepet a csomagküldő és futárszolgálatoknak készült programra támasztott igény játszotta 2010-ben. A Mav-IT Kft. ekkor kapott egy (akkor még egyedi) szoftver fejlesztésére megbízást a futár piac egyik gyorsan növekvő szereplőjétől, akinél a növekedést mást észrevehetően gátolta a megfelelő szoftveres támogatottság hiánya. Az azóta már a magyarországi csomagküldő és futárszolgálatok között elterjedt terméket először csak egy futárszolgálat kezdte használni, és velük együtt fejlesztettük ki a legfontosabb alapfunkciókat. Az univerzális használhatóság okán a termék egy webes applikáció, aminek van egy komplex felülete a diszpécser részére, egy az ügyfelek részére, és egy webes a futárnak. (Ez utóbbit mára felváltani látszik egy Android applikáció, de erről lejjebb.) Ügyfeink igénye szerint kifejlesztettünk egy ún “WIM”-et, azaz web integrációs modult, ami az ügyfél weboldalába építve lehetővé teszi az adhoc ügyfelek csomagfeladásait a weboldalon.
A Küldönc főbb funkcióit a legkönnyebben az alábbi felsorolásban tekinthetők át.
A program komplexitása miatt a lista nem teljes, további apró – de annál hasznosabb – funkciókat talhat a felhasználó elrejtve használat közben. A Küldöncbe három módon kerülhetnek feladott csomagok:
- Telefonon, közvetlenül a diszpécsernek. Ebben az esetben ő rögzíti a csomag minden paraméterét az adminisztrátor felületen. Új és régi ügyfelek is élhetnek a lehetőséggel, ez máig a legelterjedtebb feladási mód.
- Az ügyfél felületen keresztül. Itt a szerződött, “törzsügyfelek” rendelnek, akikkel folyamatos kapcsolatban vannak, és rendszeres a megrendelés. Egyre elterjedtebb a használata, mert nem csak feladni lehet a csomagokat itt, hanem követni is (szó szerint követhető: látni lehet, Google térképen, ahogyan a csomag vándolor a célhoz), ráadásul elmenthetjük a kedvenc címeket, csomagcimkét nyomtathatunk innen és a számlákat is letölthetjük. Az ügyfél felület reszponzív, azaz használható asztali számítógépről (laptopról), tabletről, vagy okostelefonról is.
- A WIM segítségével a weboldalról olyan új ügyfelek is rendelhetnek futárt, akik még nem rendelkeznek szerződéssel. Ilyenkor meg kel adniuk az alapadatokat, és egy perc alatt már meg is rendelték a futárt. A csomag követése természetesen ebben az esetben a továbbiakban elektronikusan nem követhető.
A Küldönc futár szoftver (a teljesség igénye nélkül) az alábbi funkciókkal rendelkezik:
- Új, még le nem adott megrendelések előrejelzése – amikor az ügyfél elkezdi rögzíteni a saját felületén a csomag paramétereit, a diszpécser már látja a készülő rendelést.
- Új megrendelések kiosztása a futároknak Google térképen a címeik függvényében – a térképen láthatóak a futárok címei, és ennek tükrében adható nekik az új feladat, ezzel megkönnyítve a diszpécser dolgát. A rendszer figyeli az autók maximális raksúlyát, és figyelmeztet, ha újabb csomag felvételével túllépnénk a maximális raksúlyt.
- Visszapattanó csomagok kezelése (újrapróbálkozás, vagy vissza a feladónak) – a futár a csomag meghiúsult leadásakor választhat az előzőleg rögzített indokok közül, hogy miért nem sikerült a csomag leadása.
- Közvetlen kézbesítési és csomagfelvételi lehetőség a diszpécsernél – ha besétál valaki egy csomaggal a hónap alatt…
- Több standard fuvardíj kezelése – a szolgáltatás árazását segítő funkció. Irányítószám-párokhoz is rendelhetők díjak, amik a csomag feladásakor automatikusan kitöltik a szolgáltatási díj mezőt, így megkönnyítik az árkalkulációt.
- Futárok elszámoltatása utánvételi díjak, szolgáltatási díjak és okmány visszaforgatás tekintetében – pontosan követhető, hogy a futárnál pillanatnyilag mennyi pénz van, mely okmányokkal kell elszámolnia a diszpécser felé.
- Napi szállítólisták kiállítása a futároknak, amin papíron is követhetik a napi feladataikat.
- Tömeges csomag transzport csomaghelyek között (vonalkód olvasóval is), például autócsere esetére.
- Export lehetőség más programok részére (CSV, Excel, PDF…)
- Fuvarfajták kezelése (Normál, oda-vissza, körfuvar és csillagfuvar). Egyszerre rögzíthető és árazható a körfuvar, és az oda-vissza (retúr) fuvar. Ezáltal kedvezményt adhatunk azoknak az ügyfeleiknek akik odavissza fuvart kérnek.
- Tömeges csomagfelvétel CSV fájl segítségével. Ez nagyon hasznos funkció azoknak az ügyfeleiknek, akik napi többszáz, vagy több ezer csomagot adnak fel. (Mi is meglepődtünk rajta.) A CSV fájl exportálható SAB-ból, vagy bármilyen más ügyviteli szoftverből.
- Többfajta statisztika (globális, megbízónkénti és futáronkénti) – hogy a vezetőség pontos képet kapjon a működésről.
- SMS küldése az adminisztrátonak új megrendelés érkezésekor – ha néhány megrendelés érkezik csak naponta, és a diszpécsernek más feladata is van.
- E-mail és SMS küldési lehetőség kézbesítési napon a címzettnek, tájékoztatván őt a csomag kézbesítéséről.
- Utánvét visszautalás kezelése (csoportosan is). Így pontosan követhető, hogy mely utánvétek lettek már visszautalva, és melyek nem. Nincs többé elfelejtett, vagy duplikált utánvét-visszautalás!
- Aktív számlázó modul esetén azonnali integrált számlázás – egy gombnyomásra. Megrendelésenként is számlázhat, vagy gyűjtőszámlát is vezethet amit minden hónap végén egyben számláz.
- Szombati kézbesítés, üzemanyag felár, tranzakciós díj és biztosítás kezelése.
- SMS küldése a futárnak a programból – sürgős értesítések esetén nem kell telefonálni, vagy a telefonon SMS-t gépelni, ráadásul így könnyebben követhető, hogy ki mikor milyen értésítést kapott.
Az alábbi táblázat megmutatja, hogy milyen további előnyöket biztosít az Android applikáció használata:
A Mav-IT Kft. webes szoftvertermékeit SaaS licenc keretében értékesíti. (Jelentése: Software-as-a-Service, azaz szolgáltatásként nem pedig egyszeri díjért megvásárolható termékként.)
Bővebb információ: mav-it.hu/kuldonc
Az android app linkje: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.mav_it.kuldonc
